TUGAS TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

1.pengertian dari teknik dan dokumentasi sistem

1.      Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 

2.      Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

3.      Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses sistem, database sistem dan output sistem.

Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input (rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan (output sistem.)

    

                 2. pengunaan teknik sistem

Teknik system merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi serta memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik system biasanya berupa diagram.

Ø  Penggunaan Teknik system untuk audit

Audit dibagi menjadi dua kelompok dasar, yaitu :

1.      Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan.

2.      Audit lapoan keuangan melibatkan pengujian substantif . pengujian substantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting , auditor membutuhkan teknik untuk memecah system untuk mengevaluasi  distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen.  Diagram ini disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengkelompokkan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

Ø  Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan system terdiri dari tiga fase, yaitu : analisis system mencakup penyususnan dan evaluasi solusi untuk meyelesaikan masalah system. Desain system mencakup evaluasi efektifitas dan efisiensi setiap alternative desain system terkait dengan kebutuhan system secara keseluruhan. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap system pada saat system mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa system yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

3 teknik sistem dan contohnya

Teknik system diperlukan untuk menganalisis dan merancang system informasi dengan menggunakan pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yag banyak digunakan yaitu pembuatan flowchart.

A Simbol Flowchart

ANSI X 3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu :

1.      Symbol dasar, symbol ini mencakup :

-     Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

-     Symbol proses menggambarkan setiap fungsi pengo lahan data

-     Symbol garis arus, digunakan untuk mengaitkan symbol yang satu dengan symbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan informasi dan operasi  yang harus dijalankan.

-     Symbol anotasi (komentar), menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan  symbol yang diberi komentar.

2.      Symbol input/output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.

-          Symbol punched-card menggambarkan fungsi input output jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards, file of cards dsb.

-          Symbol penyimpanan online menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online

-          Symbol input manual menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan

-          Symbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.

-          Symbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

3.      Symbol proses khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi

-          Symbol keputusan menggambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai  alternative jalur  operasi yang tersedia.

-          Symbol proses predefined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.

-          Symbol persiapan menggambarkan mengidentifikasi serangkaian intsruksi yang mengubah program.

-          Symbol operasi manual menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.

-          Symbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.

4.      Symbol tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.

-          Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju bagian flowchart yang lain

-          Symbol terminal menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi

-          Symbol mode parallel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi  yang simultan.

-          Symbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.

A Diagram IPO dan HIPO

Kedua diagram ini digunakan terutama oleh personel pengembangan system untuk membedakan level rincian yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO tidak memebrikan banyak keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPOberguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan. Diagram IPO yang menggambarkan  kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram IPO sebagai bagian dari diagram HIPO, biasanya berbentukk narasi. Sedangkan diagram HIPO menjelaskan ulasan proses yang lebih detail. HIPO terdiri dari serangkaian  level yang makin ke bawah menggambarkan system yang lebih detail diagram HIPO terdiri dari dua segmen yaitu diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang digambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul.