TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM
1.pengertian dari teknik dan
dokumentasi sistem
1. Untuk merancang atau membuat sebuah
sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar
perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna
untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian
dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah
(1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang
sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor
eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data
laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan
dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi
mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi
sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses sistem, database sistem dan output sistem.
Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input (rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan (output sistem.)
2. pengunaan teknik sistem
Teknik system
merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi serta
memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik system biasanya berupa diagram.
Ø Penggunaan
Teknik system untuk audit
Audit dibagi
menjadi dua kelompok dasar, yaitu :
1. Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian
internal suatu organisasi dapat diandalkan.
2. Audit lapoan keuangan melibatkan pengujian substantif . pengujian
substantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.
Mengingat
pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting ,
auditor membutuhkan teknik untuk memecah system untuk mengevaluasi
distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen.
Diagram ini disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengkelompokkan peran
pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.
Ø Penggunaan Teknik
Sistem dalam Pengembangan Sistem
Proyek
pengembangan system terdiri dari tiga fase, yaitu : analisis system mencakup
penyususnan dan evaluasi solusi untuk meyelesaikan masalah system. Desain
system mencakup evaluasi efektifitas dan efisiensi setiap alternative desain
system terkait dengan kebutuhan system secara keseluruhan. Implementasi system
mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta
tinjauan terhadap system pada saat system mulai dioperasikan untuk memastikan
bahwa system yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.
3 teknik sistem dan contohnya
Teknik system
diperlukan untuk menganalisis dan merancang system informasi dengan menggunakan
pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yag banyak digunakan yaitu
pembuatan flowchart.
A Simbol Flowchart
ANSI X
3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu :
1. Symbol dasar, symbol ini mencakup :
-
Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output
yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu
pemrosesan.
-
Symbol proses menggambarkan setiap fungsi pengo lahan
data
-
Symbol garis arus, digunakan untuk mengaitkan symbol
yang satu dengan symbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan
informasi dan operasi yang harus dijalankan.
-
Symbol anotasi (komentar), menggambarkan deskripsi
tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan
symbol yang diberi komentar.
2. Symbol input/output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan
untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.
-
Symbol punched-card menggambarkan fungsi input output
jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards,
file of cards dsb.
-
Symbol penyimpanan online menggambarkan fungsi dengan
menggunakan berbagai media penyimpanan online
-
Symbol input manual menggambarkan fungsi input pada
saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan
-
Symbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi
transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.
-
Symbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi
penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk
menyimpan informasi tersebut.
3. Symbol proses khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi
jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi
-
Symbol keputusan menggambarkan satu keputusan untuk
menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai alternative
jalur operasi yang tersedia.
-
Symbol proses predefined menggambarkan satu prosedur
yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak ditentukan pada symbol
flowchart yang lain.
-
Symbol persiapan menggambarkan mengidentifikasi
serangkaian intsruksi yang mengubah program.
-
Symbol operasi manual menggambarkan proses offline
yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.
-
Symbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline
yang dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali
langsung central processing unit.
4. Symbol tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah
pembuatan flowchart.
-
Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari
flowchart menuju bagian flowchart yang lain
-
Symbol terminal menggambarkan titik ujung dari sebuah
flowchart seperti titik awal, titik interupsi
-
Symbol mode parallel menggambarkan awal atau akhir
dari dua atau lebih operasi yang simultan.
-
Symbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI
X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart
menuju halaman flowchart yang lain.
A Diagram IPO dan HIPO
Kedua diagram
ini digunakan terutama oleh personel pengembangan system untuk membedakan level
rincian yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO tidak memebrikan banyak
keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPOberguna untuk menganalisis
keseluruhan informasi yang dibutuhkan. Diagram IPO yang menggambarkan
kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram IPO sebagai bagian dari
diagram HIPO, biasanya berbentukk narasi. Sedangkan diagram HIPO menjelaskan ulasan
proses yang lebih detail. HIPO terdiri dari serangkaian level yang makin
ke bawah menggambarkan system yang lebih detail diagram HIPO terdiri dari dua
segmen yaitu diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul
dan sebuah diagram IPO yang digambarkan kebutuhan input-proses-output setiap
modul.